Perjalanan bisnis merupakan bagian penting dalam operasi bisnis. Namun, seringkali proses perjalanan bisnis tidak hanya melibatkan persiapan fisik seperti tiket pesawat dan hotel, namun juga melibatkan banyak dokumen yang harus disiapkan. Dokumen ini terdiri dari dokumen internal dan eksternal perjalanan bisnis, yang berperan penting dalam memastikan perjalanan bisnis berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dokumen Internal Perjalanan Bisnis
Dokumen internal perjalanan bisnis adalah dokumen yang disiapkan oleh perusahaan atau departemen internal perusahaan, yang berisikan informasi dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis. Berikut adalah beberapa contoh dokumen internal perjalanan bisnis:
1. Persetujuan Perjalanan Dinas
Sebelum melakukan perjalanan bisnis, karyawan harus mendapatkan persetujuan dari atasan langsung atau departemen terkait. Dokumen ini berisi informasi tentang tujuan perjalanan, jadwal perjalanan, dan anggaran perjalanan yang disetujui. Persetujuan perjalanan dinas dapat diwakilkan oleh atasan langsung.
2. Rencana Perjalanan Bisnis
Rencana perjalanan bisnis berisi rincian tentang tujuan perjalanan, jadwal perjalanan, dan anggaran perjalanan. Rencana perjalanan bisnis dapat digunakan sebagai rujukan selama perjalanan dan juga sebagai dokumen yang harus disetujui oleh atasan atau departemen terkait.
3. Daftar Perjalanan Bisnis
Daftar perjalanan bisnis berisi informasi tentang karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis, termasuk nama, jabatan, dan tujuan perjalanan. Dokumen ini membantu perusahaan untuk melacak perjalanan bisnis karyawan dan memastikan karyawan yang melakukan perjalanan bisnis memiliki persetujuan yang sah.
4. Laporan Perjalanan Bisnis
Laporan perjalanan bisnis berisi rincian tentang pengeluaran selama perjalanan bisnis, termasuk tiket pesawat, biaya hotel, dan biaya makan. Laporan ini harus disetujui oleh atasan langsung atau departemen terkait sebelum penggantian biaya dilakukan.
Dokumen Eksternal Perjalanan Bisnis
Dokumen eksternal perjalanan bisnis adalah dokumen yang berhubungan dengan pihak eksternal, seperti pihak hotel, pihak transportasi, dan pihak imigrasi. Berikut adalah beberapa contoh dokumen eksternal perjalanan bisnis:
1. Tiket Pesawat
Tiket pesawat adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh maskapai penerbangan sebagai bukti pembelian perjalanan pesawat. Tiket ini harus disiapkan sebelum perjalanan dan harus disimpan dengan baik oleh karyawan yang melakukan perjalanan bisnis.
2. Voucher Hotel
Voucher hotel adalah dokumen yang berisi informasi tentang pemesanan hotel, termasuk nama hotel, tanggal check-in dan check-out, serta harga kamar. Voucher hotel harus disiapkan sebelum perjalanan dan disimpan dengan baik oleh karyawan yang melakukan perjalanan bisnis.
3. Visa dan Paspor
Visa dan paspor adalah dokumen yang diperlukan untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri. Karyawan yang melakukan perjalanan bisnis harus memastikan bahwa dokumen ini sudah diperbarui dan masih berlaku.
4. Surat Rekomendasi Perjalanan Bisnis
Surat rekomendasi perjalanan bisnis adalah dokumen yang diperlukan untuk melakukan perjalanan bisnis ke negara tertentu. Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan atau departemen terkait dan berisi informasi tentang tujuan perjalanan, jadwal perjalanan, dan identitas karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis.
Penutup
Perjalanan bisnis membutuhkan banyak persiapan dan dokumen yang harus disiapkan. Dokumen internal dan eksternal perjalanan bisnis merupakan bagian penting dalam memastikan perjalanan bisnis berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam menyusun dokumen internal dan eksternal perjalanan bisnis, perusahaan harus memastikan dokumen tersebut lengkap, akurat, dan disetujui oleh atasan atau departemen terkait.